事務書類一覧

京都大学物理学教室 GCOE用事務書類一覧

GCOEで使用する書類を項目ごとの一覧にしました。
DL(ダウンロード）欄の PDF形式　Word形式　Excel形式　記入例のそれぞれのアイコンをクリックすると、必要書類をダウンロードすることができます。
各様式の細かな注意などは左側のメニューから該当する項目をよく読んでご記入ください。

　外国人招聘
　外国旅費
　双方向国際交流旅費
　国内旅費
　TRA（教務補佐員）
　COE研究員・特定助教・特定准教授
　謝金
　論文投稿料補助
　物品購入のルール
その他書類（給与証明・源泉徴収票・在職/退職証明　他）

外国人招聘

招聘外国人の補助はCOEの用務に限ります。来洛中に東京などの他大学や研究所に訪問する方がみられますが、あくまでもCOEの用務に限ってください。その理由も招聘理由書に明記願います。他大学のCOEなどでいく場合には、そのための手続きがあります。いずれにしてもかなり煩雑な事務がありますから、招聘手続きは4週間前までにしてください。それ以降の変更は受け付けられない場合がありますのでご注意ください。

：指定書式　：自作書類　：機関発行書類

書類一覧 1ヶ月前 来日後 3日以内 帰国後 1ヶ月以内 DL 談話会ポスター　※COE事務局へメール添付 旅行伺（外国人招聘用　様式2）　概算払     交通費の見積書又は金額を確認できる書類       航空券の領収書コピー※1 カバーチケットのコピーまたは 旅行社発行の旅程表※2 招聘者からの受領書（領収書）※3 航空券領収書（原本） ※5 カバーチケット （パッセンジャーレシート）コピー ※6 COE成果報告書     ※7 評価書

	※1	事前にファックス、到着後に原本を提出。手数料は支払いできないため、領収書には分けて記載すること。和訳を付けること) e-ticketの場合はインターネットでの予約画面をプリントアウトしたもの（旅程と航空運賃が明記されていること）を事前にファックス、到着後に原本を提出ください。 なお、航空券領収書（原本）を空港でのチェックインの際に必ず発行してもらってください。
	※2	事前にファックス、到着後にコピーを提出。 e-ticketの場合はインターネットでの予約画面の旅程が記載さている部分をプリントアウトしたものを提出。
	※3	招聘外国人のサインが必要。日付、金額は空欄
	※5	e-ticketの場合、航空券領収書（原本）は、チェックインの際に必ず発行してもらってください。
	※6	e-ticketの場合、カバーチケットコピーの代わりに、予約画面をプリントアウトしたものを提出
	※7	受け入れ教官にて作成のこと

注意：滞在費のみを負担する場合、日程表に「日当・宿泊のみ負担（旅費は＊＊負担）」と記述すること。 旅費の負担先が分かる書類（メール等＋英文の場合は和訳）を添付すること。 航空券の領収書、カバーチケットのコピーは不要。

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短期海外派遣（外国）旅費

：指定書式　：自作書類　：機関発行書類

書類一覧 出発前 帰国後 DL 申請用紙 旅行命令書(旅行伺)　精算払 日程表（自作） ※旅行命令記入欄に記載の場合不要 記入例1： 旅行会社の運賃見積書 業者の日程表 単独出張理由書 ※1 旅行会社の領収書 航空券原紙をA４用紙へ貼付 COE国際会議出席報告書※4   立替払申請書（10万以上のみ必要）※2 立替払請求書※5 +　会議参加費の明細と和訳 +　立替払領収書 学会登録費に関する注意事項※6   (学生の場合は教員が請求) (学生は必ず必要) +　学会参加費の領収書と和訳 （カード支払いの場合カード明細書原本） 銀行振込依頼書 ※3

	※1	身分がPDの場合は不要
	※2	立替払いを申請する場合のみ
	※3	過去に提出いただいている場合は不要
	※4	国際会議の場合はCOE国際会議出席報告書をご提出ください。
	※5	学会参加費を請求される場合に必要
	※6	学会参加登録費のうち、支払うことができるものが明示されました。 ・支払うことができるもの：参加費・コーヒーブレイク ・支払うことができないもの：ランチ代・ウェルカムレセプション・バンケット代 ※オプショナルツアーについては、科研費の研究に直接関係すると説明できる場合のみ、支出できます。 パンフレットやWebページで内訳が確認できない場合、下記要領で減額されます。 ・国内の学会場合、従来どおり自己申告に基づいて減額します。 ・国外の学会の場合は、登録料の１５％相当額を減額して支払うこととなります。 （上記の支払できないものがいずれか１つでも含まれていれば、１５％の減額を行うこととなりますので、お手数ですが、なるべく主催者側に料金の内訳を確認してから請求していただくようお願いいたします。)
平成１８年７月より、　説明書・往復書簡などの証明書・パスポートの写し・出張報告書が不要になりました。

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双方向（派遣・招聘）旅費

：指定書式　：自作書類　：機関発行書類

書類一覧 （BIEP派遣） 申請 出発前（ひと月前まで） 帰国後 DL 申請用紙 旅行命令書(旅行伺)　概算払   日程表（自作） ※旅行命令記入欄に記載の場合不要   記入例1： 旅行会社の運賃見積書   業者の日程表   単独出張理由書   ※1 研究指導委託申請（指導教員へ作成依頼）     1.研究科会議（通常毎月第1木曜日）に附議するために、会議日の10日前までに教務掛へ申請書類を提出する必要があります。 2.学振特別研究員（DC)の院生の場合は、学振ルールにより、理学研究科の「研究指導委託承認証明書」を提出していただく必要があります。研究科会議で了承の後、「証明書」が各教室事務室を通して学振に送付されるようご確認ください。 旅行会社の領収書   航空券原紙をA４用紙へ貼付   COE双方向プログラム報告書(派遣)     銀行振込依頼書   ※2

	※1	身分がPDの場合は不要
	※2	過去に提出いただいている場合は不要

☆BIEP採択の条件として、必ず海外保険に加入してください。
保険はどこのものでも結構ですが、インターネットで購入するのが便利です。
例えば、損保ジャパンの場合は：
http://www.sompo-japan.co.jp/google/index2.htm

海外で病気になったり、事故にあったりした場合、日本では考えられないほどの高額を請求されることがあります。必ず、保険に加入してください。
さらに、どの会社の保険にどの日程、加入したかを速やかに gcoe-biep@scphys.kyoto-u.ac.jp に報告してください。

書類一覧 （BIEP招聘） 申請時 ひと月前 来日後 3日以内 帰国直前 DL 申請用紙       旅行伺（外国人招聘用　様式2）　概算払       交通費の見積書又は金額を確認できる書類         航空券の領収書コピー※1   カバーチケットのコピーまたは 旅行社発行の旅程表※2   招聘者からの受領書（領収書）※3   航空券領収書（原本） ※5   カバーチケット （パッセンジャーレシート）コピー ※6   COE双方向プログラム報告書(招聘)

※往復航空運賃エコノミークラスは原則、用務先（京大）に一番近い空港でお願い致します。

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国内旅費

COE構成員（教員・研究員・大学院生）が国外開催の国際会議に参加し口頭発表講演をする場合、その旅費を補助します。教員の場合は、国際会議での総合講演（plenary talk）を主な対象とします。また、COE構成員（研究員・大学院生等）が実験観測等で海外出張する場合にも、その旅費を補助することがあります。これらは、1人につき年度内に1回までを原則とします。ただし、特に大きな寄与が期待される場合（例えば、会議組織委員会からの講演依頼要請など）は2回目を認めることがあります。

：指定書式　：自作書類　：機関発行書類

書類一覧 出発前 帰国後 DL 旅行伺い(旅行命令書) 銀行振込依頼書 ※3

※3

過去に提出いただいている場合は不要

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TRA（教務補佐員）

本COEが採用するTRAの身分は時間雇用職員です。就業、採用規則（文科省や大学が制定）に縛られます。これら規則を破ると違法行為になります。特に勤務時間中の無断出張や欠勤は違法行為ですのでくれぐれも注意してください。

：指定書式　：自作書類　：機関発行書類

書類一覧 新規採用時 継続雇用時 退職時 DL 給与振込依頼書 ※1   退職願※2     退職後住所変更届   扶養控除申請書※3     様式は事務局

	※1	過去に提出いただいている場合は不要
	※2	署名は、本人直筆
	※3	平成20年度（1月〜12月）にTA/RAをされていた方は提出不要です

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COE研究員（特定研究員）・特定助教・特定准教授

本COEが採用する研究員・教員は有期雇用職員ですので、就業、採用規則（文科省や大学が制定）に縛られます。これら規則を破ると違法行為になります。特に勤務時間中の無断出張や欠勤は違法行為ですのでくれぐれも注意してください。

：指定書式　：自作書類　：機関発行書類

書類一覧 一ヶ月前 新規採用時 給与手続 出張時 退職時 DL （参考）教員採用に係る注意事項           健康診断書(日・英)         住民票記載事項証明書       履歴書/記入要綱       年末調整申請書（様式は事務局にあり）         給与振込依頼書         旅行伺(国内・外国　先方負担)　 ※先方負担はシート2枚目をご利用ください。     理由書(科研費や先方負担による出張時のみ)     退職願     　 COE成果報告書     外部資金/科学研究費補助について（他の研究資金を受けていない方は下記） 競争的資金へ応募するための申請書 応募前に教室事務へ提出のこと （理学） 受託研究/受託研究　受入申請書　※１ファイルシート別 採択時に教室事務へ提出のこと （理学） 科学研究費補助について（すでに科研費をもっている方は下記） 申請時：応募のみの確認書 応募前にGCOE事務局へ提出 採択時：エフォート申告書 採択後は教室事務担当者へ提出 報告時：エフォート報告書 教室事務担当者へ提出

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謝金

：指定書式　：自作書類　：機関発行書類

書類一覧 アルバイト謝金 講演会謝金 旅費付謝金 原稿料謝金 DL 事業実施伺 シート名：実施伺 謝金支給伺・完了報告書 シート名：支給伺 出勤表       シート名：出勤表 略歴書(学生アルバイト用) 略歴書_研究補助 略歴書 略歴書_講演_指導等 銀行振込依頼書※1 領収書（受領書）     ※現金支給・本人口座以外への振込の場合 講義（講演） 完了報告書     特別講演謝金支出について     パスポートの顔写真・外国人出国記録・上陸許可のページのコピー （外国人のみ）     講演を行った際のチラシ・ポスター等     租税条約書類（外国人のみ）     両面印刷設定で印刷してください。 両面印刷以外の書類は受付できませんのでご注意ください。 ニュースレター（印刷物）または原稿

※1

過去に提出いただいている場合は不要

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論文投稿料補助

COEの研究者（教員・GCOE研究員・理学部フェロー）が著者として含まれる成果発表論文の投稿料に対する補助をします。
論文投稿料の補助を申請するものは電子媒体にて論文と見積もり額を添えて外国旅費・論文委員会 gcoe-support にメールにてご連絡ください。審査は予算の範囲内で随時行っています。採択結果はメールにて連絡します。 また、採択された方は以下の書類をCOE事務局へご提出ください。

：指定書式　：自作書類　：機関発行書類

書類一覧 国内 外国 DL 論文別刷り又はプリントアウト　2部 　 Invoice Invoice（和訳） 外国送金事前登録情報 見積書・請求書・納品書　1式

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物品購入のルール

GCOEで備品を購入される際には、1品50万未満（税込金額）総額100万未満については教員発注が可能となります。物品購入後見積書に納品場所（部屋番号等）・簡単な商品の説明（○○器など）消耗品か備品かを明記し、見積・請求・納品書（検収担当者の検収日付及びサイン入）伝票を一式事務局へご提出ください。但し、下記条件のものは　見積・請求・納品書以外に必要な書類があります。
【注意】 1品50万を超える物品の発注は教員では行えません。
事務発注の場合の流れ
1.下記のルールに基づき事務局へ必要書類を提出
2.理学部事務より業者へ発注
3.業者より1で提出した発注簿備考欄に記載された担当者へ納品日の連絡が入る
4.納品日：業者より請求書・納品書・商品を受け取り　検収を研究推進内線3609（日下部氏）へ検収をお願いする
5.請求書・納品書を事務局へ提出

物品条件 購入前 購入後 提出書類 1品/1件50万円（税込）未満、総額100万円未満の場合（教員発注） 見積・請求・納品書（検収サイン入） 1品/1件50万円（税込）未満、総額100万円以上500万円未満の場合（教員発注） 2社以上のあい見積もしくは1社の見積書と直販証明書・請求・納品書（検収サイン入） 1品/1件50万円以上、100万円未満の場合 （事務部発注) 見積書・商品カタログ・契約依頼書を提出 １品/1件100万円以上500万以下の場合（事務部発注)   2社以上の見積書もしくは1社の見積書と直販証明書・商品カタログ・契約依頼書を提出 １品/1件総額500万円以上の場合（事務部発注)   2社以上の見積書もしくは1社の見積書と直販証明書・定価証明書・商品カタログ・契約依頼書を提出

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その他申請書類

ここでは申請に必要になるものではなく、個人が必要な書類を発行してもらう場合に必要な書類をリストアップしました。

書類一覧   DL 給与所得証明書（源泉徴収票） 証明依頼書 （在籍・退職・扶養手当関係・在職など） 転出・退職後の住所届け