短期海外派遣
平成24年度 公募を開始します。(2012.4.1)

GCOEプログラム「普遍性と創発性から紡ぐ次世代物理学」では、GCOE構成員(ここでは関係専攻・部局に所属の、教員・GCOE研究員・理学部フェロー・学 振特別研究員(SPD・PD/DC1・DC2)・機関研究員・D1以上の大学院生に限る)が 国外開催の国際会議に参加し 口頭・ポスター発表講演をする場合、その旅費を補助します。
教員の場合は、国際会議での総合講演(plenary talk)を主な対象とします。
これらは、1人につき年度内に1回までを原則とします。
ただし、特に大きな寄与が期待される場合(例えば、会議組織委員会からの講 演依頼要請など)は2回目を認めることがあります。

下記の《補助が受けられる条件》、《補助内容》および《補助申請手続きの流れ》をよく読んで、ご応募ください。

なお、このページに書かれているメールアドレスには、 @を付け scphys.kyoto-u.ac.jp を続けて、宛名として使ってください

《補助が受けられる条件》

  1. 出席し発表をおこなう「国際会議」は原則として次の条件を全て満す ものであること:

    • 国際的な組織委員会が構成されていること
    • 三ヶ国以上から約100名以上の出席者が想定されていること
      (出席者の人数については、特殊な事情を申請に記載することができます。
      特に、大学院生の口頭発表の場合は、この条件は弾力的に運用します。)
    • 開催地が外国ではあるが、国内にある学会と同等の「外国国内学会」と 見なせるものは除きます(例えば、「アメリカ天文学会」など)。
      ただし、そこでの招待講演が特に重要で、大きな寄与だと認められる場合は 補助します。
    • 原則として当該発表のproceedings論文が出版されること。なお、 proceedings論文に本GCOEに対する謝辞を明記してください。謝辞の文章の 基本型は以下の通りです。これを変形する場合も、本GCOEの名称 "The Next Generation of Physics, Spun from Universality and Emergence" は必ず入れて下さい。

    This work was supported by the Grant-in-Aid for the Global COE Program "The Next Generation of Physics, Spun from Universality and Emergence" from the Ministry of Education, Culture, Sports, Science and Technology (MEXT) of Japan.

    ただし、proceedings の出版なしでも、以下のいずれかに該当する場合は、 その旨を「特記」して申請すれば補助することがあり得ます。

    1. 参加そのものが名誉と考えられるような、十分に権威のある国際会議
    2. 参加者が200人を越えるレベルの大規模な国際会議
    3. 招待講演、またはそれに準じる特別な講演
    4. 発表内容が国際会議のWebサイトから公開される
  2. 発表の形式としては以下のAまたはBのいずれかを 満たしていること:

    1. 口頭発表が確定していること
      申請に際しては、証拠として、会議のプログラムあるいは主催者 からのメール等を電子的に添付してください
      ポスタープレビュー等の短い口頭発表の場合は、Bの形式を満たしている場合 に限り補助可能です
    2. ポスター発表が確定しており、なおかつ発表に密接に関連した内容で、通常論文雑誌(プロシーディングスは除く)に主著(ファースト・オーサー)論文がすでに公表されているか、もしく はacceptされていること
      申請に際しては、証拠として、(a)プログラムあるいは主催者からのメール等 と、(b)主著論文のPDFファイル(論文が公表されていない場合はさらに加えて、 (c)acceptされていることを示す証拠書類)を電子的に添付してください。
    上記基準についてご不明な点があれば、GCOE研究支援委員会(gcoe-support)へ 個別にお問い合わせください。

《補助内容》

本GCOEが行う具体的な補助内容は以下の通りです

  1. 往復渡航費

    • 航空運賃はエコノミークラス(いわゆる格安運賃)とします。
    • 離発着の空港は、原則として用務先に一番近い空港 とします。 利便性等の理由でそれ以外の空港を利用する場合は、 「旅行伺」の備考欄に理由の記載が必要です。
    • 開催地が外国ではあるが、国内にある学会と同等の「外国国内学会」と 見なせるものは除きます(例えば、「アメリカ天文学会」など)。
      ただし、そこでの招待講演が特に重要で、大きな寄与だと認められる場合は 補助します。
  2. 国際会議出席中および往復行程中の滞在費(日当+宿泊料)

    • 教員は 旅費規程に基づいて支給します。
    • 教員以外(院生)は
      「指定都市」一泊21,000円(日当5,000円+宿泊料16,000円)
      「甲地」は、 一泊17,000円(日当4,000円+宿泊料13,000円)
      「乙地」は、一泊13,500円 (日当3,500円+宿泊料10,000円)
    • 開催地が外国ではあるが、国内にある学会と同等の「外国国内学会」と 見なせるものは除きます(例えば、「アメリカ天文学会」など)。
      ただし、そこでの招待講演が特に重要で、大きな寄与だと認められる場合は 補助します。
  3. 会議登録費の支給は致しません。※運営費・科研費で参加登録費のみを処理することも出来ません。

  4. 会議前後の大学等訪問については、GCOEの目的に沿った研究発表(セミナー) 等を行なうことが滞在延長を認める必要条件です。
    その場合、訪問旅費と3泊までの滞在費をCOEから補助します。 もちろん、滞在目的を証明する招へい状・書簡(往復書簡:和訳を要求される 場合あり)等が必要です。
  5. その会議にサテライト等がある場合、そのサテライトで発表することが決まっ ており、本会議とサテライトの開催期間日程が大幅にあかない場合は、一部補 助を認めることもありますので、補助申請時にその旨を明記して下さい。
    (この場合も、サテライトのプロシーディングスが発刊されることが望ましい。 原則として、滞在費の補助は各会議の期間中とその前後一泊のみとする。)
  6. 上記の項目において、3泊を超える分について他の科研費等の目的用務で滞在する場合は、本GCOEでの旅費補助は原則として認めません。
  7. 補助は全て精算払い(後払い)です。

《補助申請手続きの流れ》

本GCOEが行う具体的な補助内容は以下の通りです

  1. 申請者は《補助が受けられる条件》および 《補助内容》を熟読する。

  2. 申請者(研究者本人)が補助申請書をメールでGCOE研究支援委員会 (gcoe-support)に送る。

    申請書(Word file)をダウンロードして必要事項を記入し、 その他の必要書類(pdf等電子化したもの)と共に添付ファイルとして gcoe-support 宛に送ってください。
  3. GCOE研究支援委員会が内定あるいは不採択を決定し、 申請者に通知します。

    (以下、補助内定の通知を受け取った場合 )
  4. 申請者は(必要なら担当事務/秘書の助けを借りて)以下の書類を 作成し、出発前にGCOE事務局に提出する。

    これらの書類の詳細についてはここを見てください。
    更に、以下の書類を各所属教室/部局事務に提出してください
    1. 「海外渡航に関する情報について」
      様式は教室/部局で異ります。物一/物二の様式は ここ)
      万一の事態に備えての諸情報を教室等に残しておくため。
    2. 海外渡航届」 (大学院生のみ要提出)
    3. 各種公費からの自分の口座への振込み(謝金・旅費受給など)の経験がない人は、「銀行振込依頼書」
      郵貯銀行は(今のところ)不可
      外国人は通帳の見開きページのコピーを提出
  5. 申請者が国際会議に出席し、発表を行う。

  6. 申請者は帰国後ただちに、 国際会議成果報告書 を GCOE研究支援委員会(gcoe-support)及び事務局(gcoe-office)宛に提出する。

  7. 同時に、以下の書類を GCOE事務局に提出する。

    (帰国後一週間以内。 提出の際、旅行伺いに帰国の押印またはサインが必要となります。)
    • 航空券の領収書 (コピーではなく、本紙)
    • 航空券のカバーチケット(Passenger Receipt)、あるいは、 E-チケットのお客様控え(E-Ticket Itinerary)。
      (紛失していなければ)搭乗半券も。コピーではなく、本紙をA4用紙に張り付けて提出する。
    これらの書類の詳細についてはここを見てください。
  8. 6の報告書提出を受けて、GCOE研究支援委員会が 「補助本決定」or「補助内定取り消し」を判断し、 申請者と GCOE事務局に通知します。

    (以下、補助本決定の通知を受け取った場合 )
  9. GCOE事務局は、旅費支払い手続きを行います。

《提出書類の詳細》

旅行書類を担当事務/秘書に作成してもらう場合は、以下の情報を知らせる。

出張日 (月日〜月日)
出張先名 (大学、研究所でない場合は、開催されるホテルなど)
出張先住所 (市町村まで)
用務内容 (会議参加以外で滞在する場合は、「○○の資料収集補助」 など補助業務であることを明記)
旅費請求額 (実行予算にあわせること; 日当・宿泊費は、教員は定額、他は21,000円/日(指定都市)と17,000円(甲地), 13,500円/日(乙地))
教員は出張が土日を含むときは代休日を事務/秘書に連絡。

  1. 書類を自分で作成する場合

  2. 旅行伺
    院生の場合、教官帯同か単独出張かを備考欄に書くこと。 教員帯同であっても、旅費の出金が違うと単独出張になる。
    京都-関空間の往復交通費の default は、(i)教員は"はるか利用"、 (ii)院生等は"鈍行最短コース"(但し、旅行伺の備考欄に「はるか利用」と 明記すれば、院生にも"はるか利用"を支給する)。
  3. 日程表 (旅行伺に日程を書ききれない場合)
    記入例1記入例2
    発着地名は(空港名ではなく)用務先の市町村名 を記入する(日当計算に必須)
    陸路移動も記述すること。
  4. 単独出張理由書 (教員が付添わない、大学院生の単独出張の場合に必要)
    教員が付添っても、教員の出張旅費が GCOE によるものでない場合は、 単独出張となり、この書類が必要です。

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